10년 만의 동창회, 30명 일정을 한 화면에 모으는 법

오랜만에 동창회를 하자는 말이 나오면 다들 반가워합니다. 그런데 막상 날짜를 정하려고 하면 서른 명이 넘는 단톡방에 답이 흩어지고, 투표를 올려도 절반은 확인조차 하지 않습니다. 총무는 누가 답했고 누가 안 했는지 세다가 지칩니다.

인원이 많을수록 어려워지는 것

• 날짜 투표로는 시간을 알 수 없어서 "몇 시?"를 다시 물어야 합니다.
• 메시지가 빨리 쌓여서, 중요한 답이 금방 묻힙니다.
• 아직 안 답한 사람이 누구인지 세는 일이 가장 오래 걸립니다.

1. 1후보는 두 번의 주말 저녁날짜와 시간을 한 번에
2. 2링크 하나를 공지로 고정가입 없이 응답
3. 3마감을 정해 두기기다림을 끝내는 기준
4. 4히트맵에서 가장 진한 칸 보기칸을 누르면 명단
5. 5공지와 안내는 문구로복사해서 붙여 넣기

1. 후보는 날짜와 시간을 함께 엽니다

동창회는 저녁 모임이 많으니 두 번의 주말, 오후 5시부터 밤 10시까지처럼 넓게 열어 둡니다. 날짜와 시간을 한 번에 받으니 "몇 시?"를 다시 물을 필요가 없습니다.

2. 링크를 단톡방 공지로 고정합니다

링크를 공지로 올려 두면 메시지에 묻히지 않습니다. 동창들은 링크를 열어 이름만 적고 되는 시간을 칠합니다. 가입이 없어서 "어떻게 하는 거야"라는 질문이 거의 나오지 않습니다.

3. 마감을 정해 둡니다

인원이 많으면 모두를 기다리다 날짜를 놓칩니다. 핏업은 가장 이른 후보 날짜의 시작 시각을 응답 마감으로 잡고, 아직 응답하지 않은 사람에게 보낼 안내 문구를 만들어 줍니다. 마감이 지나면 더 기다리기보다 정할 때라고 알려 줍니다.

4. 히트맵에서 가장 진한 칸을 봅니다

응답이 모이면 시간표가 히트맵으로 바뀝니다. 많은 사람이 되는 칸일수록 진한 초록입니다. 서른 명의 답을 하나하나 읽지 않아도 어디가 가장 진한지 한눈에 보입니다.

궁금한 칸을 누르면 그 시간에 되는 사람, 필요시인 사람, 안 되는 사람 명단이 바로 나옵니다. "반장은 되나?" 같은 질문에도 금방 답할 수 있습니다.

5. 공지와 안내는 문구로 끝냅니다

정한 시간은 공지 문구로 복사해 붙여 넣고, 장소가 정해지면 함께 적습니다. 꼭 와야 하는 사람(은사님, 반장 등)이 있다면 참여자 목록에서 그 사람 이름 옆 별표를 눌러 두세요. 그 사람이 되는 시간부터 추천합니다.

총무를 위한 작은 팁

• 동창회는 1차 장소 예약이 빠듯합니다. 날짜가 정해지면 바로 예약하고 공지하세요.
• 칸은 30분 단위로 두면 "7시 반부터 가능" 같은 답도 받을 수 있습니다.
• 응답한 사람의 대부분(80% 이상)이 되는 시간이 있으면 결론 카드가 "정해도 될 때"라고 알려 줍니다. 모두를 기다리지 않아도 됩니다.

정리

1. 후보는 두 번의 주말 저녁, 날짜와 시간을 함께
2. 링크는 단톡방 공지로 고정
3. 마감을 정하고 안내 문구로 한 번만 독촉
4. 히트맵의 가장 진한 칸, 칸을 누르면 명단
5. 공지 문구로 한 번에 알리기